Paskata

Darbo užmokesčio skaičiavimo ir personalo valdymo taikomoji sistema PASKATA yra unikali informacinių sistemų rinkoje, vertinant ją pagal žemiau išvardytus kriterijus:

• automatizuojamos veiklos apimtis;
• technologinius sprendimus;
• praplečiamumą arba pritaikomumą ir atvirumą.

Unikalumas automatizuojamos veiklos apimties atžvilgiu. Šiuo metu Lietuvos programinių produktų rinkoje panašaus pobūdžio sistemų yra daug. Nemaža jų dalis atkeliauja iš užsienio. Tenka pripažinti, kad užsienietiškos sistemos a priori netenkina esminių – pritaikomumo arba praplečiamumo ir atitikimo specifiniams veiklos procesams bei teisiniams normatyvams - reikalavimų. Taip yra dėl to, kad darbo užmokesčio skaičiavimo ir personalo valdymo sritys yra griežtai reglamentuotos normatyviniais aktais ir turi daug specifinių, būdingų konkrečiai valstybei bruožų. Todėl adaptuoti užsienyje sukurtą sistemą yra gana sudėtinga ir brangu. O dauguma lietuviškos kilmės sistemų yra arba tik atlyginimų skaičiavimo, arba tik personalo apskaitos programos. Dauguma jų yra integruoti buhalterinės apskaitos sistemos moduliai, negalintys dirbti savarankiškai. Personalo skyriaus darbui kompiuterizuoti paprastai siūloma personalo apskaitos programa, lengvinanti dokumentų tvarkymą, o buhalterijai - atlyginimų skaičiavimo programa, geriausiu atveju turinti sąsają su finansų sistema. PASKATOS sistema iš jų išsiskiria integruotumu. Ji leidžia susieti personalo skyriuje administruojamus duomenis su finansų skyriuje skaičiuojamais ir tvarkomais atlyginimais, apimant pačius įvairiausius priskaitymų ir atskaitymų tipus, ir pateikiant skaičiavimų rezultatus finansų valdymo sistemai. Todėl galima apjungti svarbiausių strateginių įmonės išteklių – finansų ir personalo - valdymą į vieną integruotą sistemą.

Unikalumas technologinių sprendimų atžvilgiu. PASKATOS taikomoji sistema suprojektuota naudojant pažangiausias reliacinių duomenų bazių valdymo sistemų (RDBVS) ORACLE technologijas. T. y. sistema turi visas ORACLE RDBVS technologines savybes: paskirstytos architektūros palaikymą, duomenų integralumą, transakcijų sinchronizavimą, saugumą; galimybę pakankamai laisvai pasirinkti reikiamą DB serverio operacinę sistemą; operatyviai apdoroti neribotą informacijos kiekį, vykdyti operacijų auditą ir t. t. Informacija apie tą patį objektą saugoma tik vienoje vietoje, objekto informaciniams ryšiams parodyti naudojamos nuorodos, tai užtikrina informacijos tikslumą ir vienareikšmiškumą.

PASKATOS taikomoji sistema buvo kuriama griežtai laikantis CASE*Method (Computer-Aided Systems Engineering) metodologijos ir naudojant ORACLE informacinių sistemų projektavimo bei duomenų bazių valdymo programinę įrangą. Toks naudojamų metodų ir programinių priemonių derinys suteikia galimybę labai operatyviai reaguoti į dažnus veiklos pasikeitimus, kurie lemia personalo išteklių valdymą ir darbo užmokesčio skaičiavimą. Kuriant taikomąją sistemą buvo stengiamasi aprašyti taisykles (tiek valdymo, tiek ir skaičiavimo) ne procedūromis, o duomenimis. Turint taip sukurtą sistemą, daugumą taisyklių pasikeitimų galima realizuoti pakeitus duomenis, o ne perrašinėjant skaičiavimo algoritmus. Toks programinės įrangos lankstumas leidžia pačiam naudotojui keisti personalo valdymo ir darbo užmokesčio skaičiavimo taisykles, tai savo ruožtu suteikia galimybę mažinti programinės įrangos eksploatavimo išlaidas.

Sistema realizuota pritaikius vadinamąjį metamodelį, t. y. konkretus šiuo metu naudojamas priskaičiuotų ir atskaičiuotų sumų gavimo mechanizmas buvo aprašytas kaip abstraktesnio mechanizmo atskiras atvejis. Toks sprendimas pasirinktas dėl to, kad taikomosios sistemos veiklos sritis nėra stabili - ją reglamentuojantys aktai dažnai ir gerokai kinta, todėl darbo užmokesčio skaičiavimo mechanizmas turi prie jų kuo lengviau prisitaikyti.

Technologine prasme sistema yra unikali ir tuo, kad ją galima naudoti dviejose architektūrose: kliento – serverio arba internetinėje/intranetinėje. Naudojant sistemą internetinėje architektūroje, labai supaprastėja sistemos administravimas ir palaikymas, sistemos naudotojui darbo vietoje nereikia instaliuoti papildomos programinės įrangos, užtenka tik interneto naršyklės, palaikančios JAVA komponentes.

Unikalumas atvirumo ir praplečiamumo atžvilgiu. PASKATOS sistemoje numatytos praplečiamumo galimybės veiklos ir technologinių sprendimų prasme. Veiklos funkcijų praplečiamumas taikomosios sistemos savininkui leidžia papildyti pradinę sistemos branduolio funkcinę aibę. Technologinis praplečiamumas leidžia “skaidriai” pereiti prie kitų informacijos pateikimo būdų, pavyzdžiui, prie WEB technologijų, t. y., šią sistemą galima naudoti internete, globaliame daug filialų turinčios organizacijos bei lokaliame vienos organizacijos tinkle, atitinkamai sistemą prijungiant prie kelių arba vienos duomenų bazės.

PASKATOS sistema galima naudotis kaip atskiru produktu, galima ją sujungti su finansų ar apskaitos sistema, be to galima naudoti tik atskirus jos modulius. PASKATA nesunkiai integruojama su žmogiškųjų išteklių valdymo sistema – Oracle Human Resources ir su finansų sistema – Oracle Financials. PASKATĄ galima sėkmingai integruoti ir su kitų gamintojų siūlomomis sistemomis.

PASKATOS struktūra

Sistema yra suskirstyta į 5 tarpusavyje integruotus funkcinius modulius:

1. Personalo valdymo modulis

Personalo valdymo modulyje vykdomos funkcijos, susijusios su įmonės organizacinės struktūros, išorinių organizacinių vienetų, susijusių su įmonės darbuotojų darbo užmokesčio skaičiavimo sistema, tvarkymu. Šis modulis taip pat leidžia atlikti funkcijas, susijusias ir su personalo valdymu: identifikuoti naujų darbuotojų poreikį, registruoti kandidatus, priskirti asmenį pareigoms, planuoti darbuotojų karjerą. Modulyje galima fiksuoti informaciją apie darbuotojų kvalifikaciją, skatinimo priemones, privilegijas, priskirtas materialines priemones. Etatui galima nustatyti kvalifikacinius reikalavimus, pagal kuriuos galima spręsti apie darbuotojų tinkamumą toms pareigoms. Yra galimybė aprašyti reikalingus asmens ir etato požymius, pagal kuriuos galima vykdyti asmenų atranką, atlikti statistinius grupavimus. Sistema gali padėti paruošti dokumentus, susijusius su personalo reikalų tvarkymu (pvz., įsakymai dėl atleidimo arba priėmimo, asmens kortelė, darbo sutartys, pranešimai SoDrai), atlikti darbuotojų užimtumo (darbo laiko) analizę.

2. Darbo laiko apskaitos modulis

Šis modulis skirtas padalinio darbo kalendoriui bei darbuotojų tabeliui sudaryti, pildyti, tvirtinti bei darbo laiko apskaitos žiniaraščiui pateikti.

3. Darbo užmokesčio skaičiavimas

Šiame modulyje yra aprašomas ir vykdomas darbo užmokesčio sumų skaičiavimas: nustatoma kaip yra apskaičiuojamas avansas, nedarbingumo pašalpa, atsiskaitymas su atleidžiamu darbuotoju, apmokėjimas už priverstinę prastovą, mėnesinis darbo užmokestis, kuris gali būti skaičiuojamas du kartus per mėnesį. Suformuojami darbo užmokesčio skaičiavimų rezultate gaunami mokėjimo dokumentai, suvestinės ataskaitos, deklaracijos SoDrai bei valstybinei mokesčių inspekcijai ir kt.

4. Darbo užmokesčio administravimo modulis

Šio modulio paskirtis administruoti tiek taikomosios sistemos vartotojus (suteikti ar atimti atitinkamas teises), tiek ir darbo užmokesčio skaičiavimo procesus (aprašyti ir priskirti taisykles, atlikti procesų auditą ir t. t.).

5. Informacija internete

Naudodami šį modulį, organizacijos darbuotojai gali peržiūrėti savo asmeninę darbo informaciją internete.

Funkcinės galimybės

Užfiksavus visą reikiamą informaciją, sistemos naudotojai galės atlikti ne tik standartines darbo užmokesčio skaičiavimo ir personalo valdymo, bet ir daugybę papildomų funkcijų.

Pagrindinės PASKATOS taikomosios sistemos atliekamos funkcijos:

• Tvarkoma informacija apie asmenis: įmonės darbuotojus ir kitus asmenis, apie kuriuos reikia turėti informacijos (atskaitymų gavėjai). Galima aprašyti neribotą kiekį asmens požymių.
• Tvarkoma informacija apie įmonės organizacinę struktūrą. Yra galimybė aprašyti išorines organizacijas. Kaip atskiras išorinių organizacijų potipis išskiriami bankai. Apie organizacijas kaupiama jų registravimo informacija, mokėjimo parametrai.
• Tvarkoma normatyvinė informacija, susijusi su personalo valdymu ir darbo užmokesčio skaičiavimu.
• Tvarkoma įmonės etatų struktūra. Nustatoma etatų hierarchija, kvalifikaciniai reikalavimai, keliami etatui bei kiti etato požymiai. Etatus galima suskirstyti pagal personalo grupes ir subsąskaitų grupes.
• Tvarkoma informacija apie darbuotojų pareigas. Pareigos susiejamos su etatu (etato dalimi), nustatoma darbuotojo kategorija: ar jo pareigos yra pagrindinės, ar nepagrindinės; ar tai pastovus, sezoninis ar laikinas darbas. Registruojama darbuotojo alga pagal jo užimamas pareigas. Alga gali būti keleto tipų: pagrindinis darbo užmokestis, valandinis atlygis, avansas, priedas ir pan.
• Paruošiami dokumentai, reikalingi personalo reikalams tvarkyti.
• Tvarkoma informacija apie darbo užmokesčio skaičiavimui reikalingus sumų tipus. Sumų tipai skirstomi į šias grupes: priskaitymai, mokesčiai, atskaitymai, normatyvai ir pagalbinės sumos. Tarp sumų tipų galima nustatyti priklausomybes, pvz., tarp sumų tipų “Pajamų mokestis” ir “Apmokėjimas už dirbtą laiką” nustatyta priklausomybė reiškia, kad nuo apmokėjimo už dirbtą laiką sumos yra atskaičiuojamas pajamų mokestis. Sumų tipams ir jų priklausomybėms nustatomi tam tikrą laikotarpį galiojantys tarifai.
• Vykdoma darbo laiko apskaita: registruojamos šventės, registruojama įmonės padalinių darbo savaitės struktūra, automatiškai sukuriami padalinių darbo grafikai, pildomas darbuotojų darbo laiko apskaitos tabelis (registruoti reikia tiktai nukrypimus nuo darbo grafiko).
• Tvarkoma informacija apie priskaitymus ir atskaitymus. Priskaitymai arba atskaitymai gali būti vienkartiniai arba skaičiuojami kas mėnesį. Priskaitymą arba atskaitymą galima suformuoti kaip fiksuotą sumą litais arba procentą nuo tam tikros sumos. Suma, nuo kurios skaičiuojamas procentas, nustatoma per sumų tipų priklausomybes. Jei tiesiogiai nenurodomas procento dydis, gali būti naudojamas nustatytas tarifas.
• Atskaitymus galima nukreipti tam tikram atskaitymų gavėjui. Atskaitymo gavėjas gali būti organizacija arba fizinis asmuo, išmokos gali būti vykdomos per įmonės kasą, pervedamos į banko sąskaitą arba kortelę.
• Registruojamos darbuotojų atostogos. Atostogos gali būti skiriamos dalimis, galima užregistruoti darbuotojo atšaukimą iš atostogų. Pagal atostogų planą galima suformuoti atostoginių priskaitymus. Kai atostogos imamos dalimis atostoginius galima skaičiuoti pagal tą patį arba skirtingą vidurkį.
• Registruojami nedarbingumo pažymėjimai. Galimi tęstiniai nedarbingumo pažymėjimai. Pagal nedarbingumo pažymėjimus suformuojami nedarbingumo pašalpų priskaitymai.
• Pagal nurodytą laikotarpį formuojami prastovų apmokėjimo priskaitymai.
• Formuojamos avanso išmokos. Avanso išmokos gali būti formuojamos pagal algose nurodytą dydį, taip pat gali būti įvestos ir rankomis.
• Vykdomas atostoginių skaičiavimas. Priskaitymas gali būti suformuotas automatiškai iš atostogų grafiko arba įvestas rankomis. Sumas už dirbtą laiką galima skaičiuoti arba ne.
• Skaičiuojamas darbo užmokestis. Gali būti skaičiuojamas vieną arba du kartus per mėnesį.
• Skaičiuojama darbuotojų, dirbančių keliose pareigose, pajamų mokestis.
• Vykdant visų tipų skaičiavimus, suformuojami atitinkami mokėjimo dokumentai. Mokėjimo dokumentą galima koreguoti (keisti pavadinimą, perkelti išmokas tarp mokėjimo dokumentų). Vykdomas mokėjimo dokumento patvirtinimas, po kurio nebegalima keisti jo informacijos.
• Išmokas galima išmokėti su centais, arba be jų, centus perkeliant į kitą mėnesį.
• Pareigoms, algoms, priskaitymams ir atskaitymams, tarifams ir atostogoms galima registruoti dokumentinį pagrindą.
• Paruošiamos ataskaitos: darbo laiko apskaitos tabelis, mokėjimo dokumentai (žiniaraščiai, darbo užmokesčio lapeliai, bankinio mokėjimo pavedimai), ataskaitos Sodrai, ataskaitos mokesčių inspekcijai, archyvui.
• Statistinės suvestinės. Galima aprašyti reikalingas suvestines. Informacija bus pateikiama pagal tam tikrą šabloną.
• Informacijos apsauga vykdoma naudojant vaidmenis: kiekvienam vartotojui suteikiamas atitinkamas vaidmuo, leidžiantis dirbti tik su tam tikra informacija.
• Darbuotojas gali peržiūrėti asmeninę informaciją per internetą.
• Vykdomas auditas: galima peržiūrėti kas, kada ir kaip pakeitė priskaitymų arba atskaitymų, apskaičiuotų sumų ir išmokų informaciją.
• Galima nurodyti kompensuojamąjį vidutinį užmokestį ankstesnėse darbovietėse.
• Administravimo priemonės leidžia suteikti ir atimti vaidmenis iš duomenų bazės naudotojų.
• Informaciją galima perkelti į archyvą.

Sistemos diegimas

Darbo užmokesčio skaičiavimo ir personalo valdymo sistemos visiškas įdiegimas apima:

• programinės įrangos įdiegimą įmonės kompiuterinėje sistemoje,
• programinės įrangos konfigūravimą, pritaikant sistemą prie veiklos specifikos,
• vartotojų apmokymą dirbti su sistema,
• pradinio informacijos suvedimo ir jos sutvarkymo priežiūrą,
• bandomąją eksploataciją.

Atsižvelgiant į organizacijos poreikius, be aukščiau aprašytų 5 funkcinių modulių, galima sukurti ir įdiegti papildomus netipinius programinius modulius:

• darbuotojų darbo vertinimo modulį, integruojantį įmonės naudojamą vertinimo sistemą su diegiama personalo valdymo informacine sistema;
• sąsają su įmonės finansų valdymo informacine sistema, leidžiančią apjungti šias dvi strategiškai svarbias sritis;
• modulis “Universali testų sistema”, taip pat veikiantis interneto aplinkoje, yra skirtas žinioms patikrinti (pasitikrinti). Jis ypač naudingas kandidatams į darbą testuoti, nes gali būti pateiktas įmonės interneto puslapyje. Šis modulis taip pat gali būti naudojamas įmonės darbuotojų atestacijai. Jis patogus tuo, kad kiekvienas darbuotojas gali atsakyti į testo klausimus jam patogiausiu metu, kai jis mažiausiai apkrautas, o atsakingiems asmenims peržiūrėti atestacijos rezultatus taip pat patogiu metu, nepriklausomai nuo atestuojamųjų užimtumo. Šis modulis gali būti naudojamas ir kaip atskira sistema;
• duomenų analizės modulis, realizuotas Oracle Discoverer technologijos pagrindu. Oracle Discoverer - tai technologija, pateikianti galingą daugiadimensinį duomenų analizavimo mechanizmą, leidžianti verslo srities specialistams, mažai susipažinusiems su duomenų bazėmis, rasti ir analizuoti duomenis, reikalingus operatyviam sprendimui priimti, remiantis pačiais naujausiais duomenimis. Šio modulio apimtis ir funkcinės galimybės priklauso tik nuo užsakovo poreikių.

Taigi, įdiegus visą sistemą kartu su papildomais moduliais, personalo valdymo ir darbo užmokesčio taikomoji sistema turėtų visiškai tenkinti įmonės poreikius. Įdiegus sistemą, užsakovas taip pat gaus visus sistemos programinius išeities kodus bei detalią PASKATOS dokumentaciją, susidedančią iš:

• instrukcijos naudotojui;
• instrukcijos administratoriui;
• PASKATOS diegimo paketo ir jo instrukcijos;
• kontekstinės pagalbos sistemos HTML formatu.

Techninė priežiūra 

Tiek Oracle technologijai, tiek ir PASKATOS sistemai garantuojama techninė priežiūra Lietuvoje (ir lietuvių kalba). Jau yra paruošta grupė vietinių specialistų - darbo užmokesčio ir personalo valdymo sistemų konsultantų bei techninių Oracle konsultantų, turinčių ir teorinį, ir praktinį pasiruošimą bei ilgalaikio darbo patirtį sprendžiant technines problemas. Techninės priežiūros laikotarpiu nemokamai pateikiamos naujos PASKATOS programinės įrangos versijos ir dokumentacija, užsakovas konsultuojamas techniniais klausimais, padedama spręsti užsakovui kilusias programų įrangos panaudojimo technines problemas. Pasikeitus personalo apskaitą ar darbo užmokestį reglamentuojantiems valstybės įstatymams, užsakovas nedelsiant ir laiku gaus naują PASKATOS versiją pritaikytą naujiems teisiniams normatyvams.