eSodas

eSODAS – tai organizacijoms skirta elektroninių dokumentų valdymo sistema internete, naudojama interneto naršyklės pagalba.

Dokumentų valdymo sistemos paslauga eSODAS skirta:

• Užtikrinti popierinių ir elektroninių dokumentų valdymo funkcijas: dokumentų rengimą, apskaitą ir kontrolę, elektroninių dokumentų saugojimą;
• Efektyviai valdyti korespondenciją ir kitus administracinius dokumentus;
• Vykdyti ir kontroliuoti su dokumentais susijusias užduotis, automatizuoti ir standartizuoti dokumentų valdymo ir tvarkymo procesus;
• Užtikrinti saugomų dokumentų ir informacijos apsaugą nuo praradimo, sugadinimo, pakeitimo ar nepageidaujamo atskleidimo;
• Užtikrinti sistemos pasiekiamumą ir naudojimo patikimumą;
• Visa tai turėti, neįsigyjant tarnybinių stočių, nesamdant kvalifikuotų sistemos administratorių.

Dokumentų valdymo sistema eSODAS kurta pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus:

• Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą;
• Dokumentų rengimo taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės;
• Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės;
• Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės;
• ADOC oficialaus elektroninio dokumento specifikaciją, patvirtintą Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės;
• Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės.

Paslaugos eSODAS savybės

Paslaugos organizavimo priemonės:

• Sistema pasiekiama per internetą iš bet kurios darbo vietos, užtikrinamas saugus prisijungimas prie sistemos;
• Paslaugos naudojimuisi reikalingas kompiuteris su interneto prieiga ir interneto naršykle Internet Explorer, taip pat darbo vietose turi būti galimybė įdiegti sistemos darbo vietos komponentus, užtikrinančius integraciją su MS Office, skenavimo funkcijas;
• Sistema įdiegta tinkamai įrengtame UAB „Baltic Data Center“ duomenų centre – nereikia įsigyti tarnybinių stočių, programinės įrangos licencijų, atlikti jų priežiūros ir administravimo;
• Duomenų centro veiklos procesai atitinka aukštus saugumo standartus, veikla sertifikuota pagal ISO 27001 standartą;
• Užtikrinamas sistemos pasiekiamumas ne mažiau kaip 98% laiko;
• Sistema sukurta išbandytos daugelyje diegimų Saperion ECM programinės įrangos pagrindu;
• Užtikrinamas sistemos duomenų išsaugojimas sistemos sutrikimų ar nelaimių atvejais;
• Užtikrinama sistemos priežiūra, administravimas, vystymas ir atnaujinimai;
• Teikiama kvalifikuota pagalba naudotojams.

Dokumentų tvarkymo organizavimo ir klasifikavimo priemonės:

• Dokumentacijos planų aprašymo priemonės – bylų, registrų sąrašai, saugojimo terminų nustatymas;
• Dokumentų registravimas registruose ir įtraukimas į bylas;
• Veiklos sričių ir temų klasifikatoriai, naudotojams matomų pasirinkimų ribojimas pagal jų veiklos sritis;
• Prieigos teisių prie bylų ir registrų nustatymo galimybės;
• Standartinės ataskaitos spausdinimui – dokumentacijos planai, papildymų sąrašai, registrų sąrašai, vienarūšių bylų sąrašai, registruose užregistruoti dokumentai.

Dokumentų rengimo priemonės:

• Dokumentų šablonų biblioteka;
• Metaduomenų laukų susiejimas su laukais dokumentuose ir automatinis dvipusis reikšmių perkėlimas - galimybė automatiškai perkelti informaciją iš dokumento kortelės į MS Office rengiamą dokumentą ir iš MS Office dokumento į registracinę dokumento kortelę, kai naudojamos specializuotos dokumentų šablonų formos;
• Dokumentų rengimo proceso automatizavimas – versijų kūrimas, persiuntimo rengėjams, vizuotojams, pasirašantiems, tvirtintojams procesai;
• Elektroninių dokumentų rengimas, vizavimui ir pasirašymui naudojant elektroninį parašą bei ADOC elektroninio dokumento formatą;
• Gautų dokumentų įkėlimas į sistemą, automatizuotas metaduomenų (dokumentų kortelių) užpildymas gautų dokumentų duomenimis (popierinių – atpažįstant dokumentų rekvizitų tekstą, reikalinga naudotojo licencija su atpažinimo funkcija; elektroninių – iš dokumento metaduomenų, aprašytų ADOC el. dokumento pakuotėje);
• Siunčiamų elektroninių dokumentų konteinerių suformavimas ir išsiuntimas el. paštu.

Veiklos procesų ir užduočių valdymo priemonės:

• Iš anksto aprašyti populiariausi procesai – rezoliucijų suteikimas, supažindinimas, dokumentų rengimas, vizavimas, pasirašymas, tvirtinimas;
• Galimybės sukurti tipinius veiklos procesus panaudojant grafinį procesų redaktorių;
• Galimybės peržiūrėti vykdomų procesų grafines schemas ir procesų vykdymo eigos istoriją;
• Informavimas ir priminimai apie reikalingus veiksmus, terminų kontrolė, galimybė nustatyti alternatyvias veiksmų sekas suėjus nurodytam terminui;
• Galimybės priskirti pavaduojančius darbuotojus, paskirstyti užduotis naudotojų grupėse;
• Galimybės kurti vienkartinius ad-hoc procesų aprašymus;
• Ataskaitos apie užduočių vykdymą.

Dokumentų saugyklos organizavimo priemonės:

• Dokumentų metaduomenų ir rinkmenų talpinimas saugojimui;
• Dokumentų ir jų metaduomenų versijų kūrimas, išsaugojimas ir kontrolė, paėmimas redagavimui ir grąžinimas (check-in/out);
• Nuorodos tarp dokumentų, dokumentų susiejimas;
• Integruotos dokumentų vaizdų peržiūros ir anotacijų priemonės - skenuotiems dokumentams galima įrašyti dokumento vaizde matomas pastabas ar dėti žymas, nepakeičiant pradinio skenuoto dokumento;
• Dokumentų pasiekimas ir tiesioginis išsaugojimas iš Microsoft Office ir Windows Explorer;
• Dokumentų paieška pagal metaduomenis ir dokumentų turinį;
• Dinaminio dokumentų paieškos medžio formavimas pagal įvestų dokumentų atributus.

Saugumo priemonės:

• Teisių ir rolių valdymo sistema, itin lanksti prieigos kontrolės sistema;
• Prieigos suteikimas ir užduočių perdavimas pavaduojantiems darbuotojams;
• Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu, elektroninio parašo patikrinimas, pasirašytų elektroninių dokumentų importas ir eksportas atvirais formatais;
• Veiksmų su dokumentais istorijos fiksavimas.

Popierinių dokumentų nuskaitymo ir atpažinimo priemonės*:

• Integruotos tiesioginio skenavimo į dokumentų saugyklą galimybės;
• Galimybės atpažinti dokumentų (vidaus bei siunčiamų dokumentų – raštų, pažymų, ataskaitų ir pan., taip pat teisės aktų – įsakymų, nutarimų, sprendimų, potvarkių ir pan.) atributus ir automatizuotai užpildyti dokumento kortelės laukus, dokumentų tekstą.

* reikalinga naudotojo licencija su atpažinimo funkcija.

Sistemos plėtros galimybės:

• Nesudėtingas sistemos vystymas, konfigūravimo būdu aprašant dokumentų metaduomenis, dokumentų indeksavimo ir paieškos formas, sukuriant papildomas bibliotekas specifinių rūšių dokumentams, papildomus dokumentų atpažinimo šablonus;
• Standartinės Java, COM ir Web Services programavimo sąsajos.

DVS paslaugos eSODAS privalumai:

• Dokumentų valdymo sistema teikiama kaip išorinė paslauga – nereikia pradinių investicijų infrastruktūros sukūrimui, kvalifikuoto personalo administravimui ir priežiūrai;
• Sistema projektuota, atsižvelgiant į Lietuvos archyvų departamento dokumentų rengimo, dokumentų tvarkymo ir apskaitos, elektroninių dokumentų valdymo taisyklių reikalavimus;
• Solidi, laiko patikrinta ir funkcionali pasaulinių gamintojų platforma: Saperion dokumentų ir elektroninio turinio valdymui, ABBYY FormReader dokumentų nuskaitymui ir atpažinimui;
• Elektroninio parašo naudojimo galimybės;
• Integracija naudotojo darbo aplinkoje su Microsoft Office;
• Greitai diegiamas paruoštas paketas, su produktu pateikiamos ir geriausios praktikos taikymo žinios ir pavyzdžiai;
• Neribotos plėtros, pritaikymo, integracijos galimybės;
• Integruotas skenavimas ir dokumentų automatizuotas atpažinimas.