„eSodas"

eSodas

„eSODAS" – tai organizacijoms skirta elektroninių dokumentų valdymo sistema.
 
Dokumentų valdymo sistema „eSODAS" skirta:

  • Užtikrinti popierinių ir elektroninių dokumentų valdymo funkcijas: dokumentų rengimą, apskaitą ir kontrolę, elektroninių dokumentų saugojimą;
  • Efektyviai valdyti korespondenciją ir kitus administracinius dokumentus;
  • Vykdyti ir kontroliuoti su dokumentais susijusias užduotis, automatizuoti ir standartizuoti dokumentų valdymo ir tvarkymo procesus;
  • Užtikrinti saugomų dokumentų ir informacijos apsaugą nuo praradimo, sugadinimo, pakeitimo ar nepageidaujamo atskleidimo;
  • Užtikrinti sistemos pasiekiamumą ir naudojimo patikimumą.

Dokumentų valdymo sistema „eSODAS" kurta pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus: 

  • Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą;
  • Dokumentų rengimo taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės;
  • Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės;
  • Elektroninių dokumentų valdymo taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės;
  • ADOC oficialaus elektroninio dokumento specifikaciją, patvirtintą Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės;
  • Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisykles, patvirtintas Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės.

„eSODAS" savybės
 
Dokumentų tvarkymo organizavimo ir klasifikavimo priemonės:  

  • Dokumentacijos planų aprašymo priemonės – bylų, registrų sąrašai, saugojimo terminų nustatymas;
  • Dokumentų registravimas registruose ir įtraukimas į bylas;
  • Veiklos sričių ir temų klasifikatoriai, naudotojams matomų pasirinkimų ribojimas pagal jų veiklos sritis;
  • Prieigos teisių prie bylų ir registrų nustatymo galimybės;
  • Standartinės ataskaitos spausdinimui – dokumentacijos planai, papildymų sąrašai, registrų sąrašai, vienarūšių bylų sąrašai, registruose užregistruoti dokumentai.

Dokumentų rengimo priemonės: 

  • Dokumentų šablonų biblioteka;
  • Metaduomenų laukų susiejimas su laukais dokumentuose ir automatinis dvipusis reikšmių perkėlimas - galimybė automatiškai perkelti informaciją iš dokumento kortelės į MS OFFICE rengiamą dokumentą ir iš MS OFFICE dokumento į registracinę dokumento kortelę, kai naudojamos specializuotos dokumentų šablonų formos;
  • Dokumentų rengimo proceso automatizavimas – versijų kūrimas, persiuntimo rengėjams, vizuotojams, pasirašantiems, tvirtintojams procesai;
  • Elektroninių dokumentų rengimas, vizavimui ir pasirašymui naudojant elektroninį parašą bei ADOC elektroninio dokumento formatą;
  • Gautų dokumentų įkėlimas į sistemą, automatizuotas metaduomenų (dokumentų kortelių) užpildymas gautų dokumentų duomenimis (popierinių – atpažįstant dokumentų rekvizitų tekstą, reikalinga naudotojo licencija su atpažinimo funkcija; elektroninių – iš dokumento metaduomenų, aprašytų ADOC el. dokumento pakuotėje);
  • Siunčiamų elektroninių dokumentų konteinerių suformavimas ir išsiuntimas el. paštu.

Veiklos procesų ir užduočių valdymo priemonės:  

  • Iš anksto aprašyti populiariausi procesai – rezoliucijų suteikimas, supažindinimas, dokumentų rengimas, vizavimas, pasirašymas, tvirtinimas;
  • Galimybės sukurti tipinius veiklos procesus panaudojant grafinį procesų redaktorių;
  • Galimybės peržiūrėti vykdomų procesų grafines schemas ir procesų vykdymo eigos istoriją;
  • Informavimas ir priminimai apie reikalingus veiksmus, terminų kontrolė, galimybė nustatyti alternatyvias veiksmų sekas suėjus nurodytam terminui;
  • Galimybės priskirti pavaduojančius darbuotojus, paskirstyti užduotis naudotojų grupėse;
  • Galimybės kurti vienkartinius ad-hoc procesų aprašymus;
  • Ataskaitos apie užduočių vykdymą.

Dokumentų saugyklos organizavimo priemonės:  

  • Dokumentų metaduomenų ir rinkmenų talpinimas saugojimui;
  • Dokumentų ir jų metaduomenų versijų kūrimas, išsaugojimas ir kontrolė, paėmimas redagavimui ir grąžinimas (check-in/out);
  • Nuorodos tarp dokumentų, dokumentų susiejimas;
  • Integruotos dokumentų vaizdų peržiūros ir anotacijų priemonės - skenuotiems dokumentams galima įrašyti dokumento vaizde matomas pastabas ar dėti žymas, nepakeičiant pradinio skenuoto dokumento;
  • Dokumentų pasiekimas ir tiesioginis išsaugojimas iš „Microsoft Office" ir „Windows Explorer";
  • Dokumentų paieška pagal metaduomenis ir dokumentų turinį;
  • Dinaminio dokumentų paieškos medžio formavimas pagal įvestų dokumentų atributus.

Saugumo priemonės: 

  • Teisių ir rolių valdymo sistema, itin lanksti prieigos kontrolės sistema;
  • Prieigos suteikimas ir užduočių perdavimas pavaduojantiems darbuotojams;
  • Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu, elektroninio parašo patikrinimas, pasirašytų elektroninių dokumentų importas ir eksportas atvirais formatais;
  • Veiksmų su dokumentais istorijos fiksavimas.

Popierinių dokumentų nuskaitymo ir atpažinimo priemonės*:  

  • Integruotos tiesioginio skenavimo į dokumentų saugyklą galimybės;
  • Galimybės atpažinti dokumentų (vidaus bei siunčiamų dokumentų – raštų, pažymų, ataskaitų ir pan., taip pat teisės aktų – įsakymų, nutarimų, sprendimų, potvarkių ir pan.) atributus ir automatizuotai užpildyti dokumento kortelės laukus, dokumentų tekstą.

* reikalinga naudotojo licencija su atpažinimo funkcija.
 
Sistemos plėtros galimybės: 

  • Nesudėtingas sistemos vystymas, konfigūravimo būdu aprašant dokumentų metaduomenis, dokumentų indeksavimo ir paieškos formas, sukuriant papildomas bibliotekas specifinių rūšių dokumentams, papildomus dokumentų atpažinimo šablonus;
  • Standartinės JAVA, COM ir WEB SERVICES programavimo sąsajos.

„eSODAS" privalumai:  

  • Sistema projektuota, atsižvelgiant į Lietuvos archyvų departamento dokumentų rengimo, dokumentų tvarkymo ir apskaitos, elektroninių dokumentų valdymo taisyklių reikalavimus;
  • Solidi, laiko patikrinta ir funkcionali pasaulinių gamintojų platforma: SAPERION dokumentų ir elektroninio turinio valdymui, ABBYY FORM READER dokumentų nuskaitymui ir atpažinimui;
  • Elektroninio parašo naudojimo galimybės;
  • Integracija naudotojo darbo aplinkoje su MICROSOFT OFFICE;
  • Greitai diegiamas paruoštas paketas, su produktu pateikiamos ir geriausios praktikos taikymo žinios ir pavyzdžiai;
  • Neribotos plėtros, pritaikymo, integracijos galimybės;
  • Integruotas skenavimas ir dokumentų automatizuotas atpažinimas.
Contact-Us

Jei Jums kilo klausimų, susidomėjote ar pageidautumėte individualaus IT sprendimų/paslaugų pristatymo Jūsų organizacijoje, visada maloniai prašome kreiptis tel. (8-5) 212 3712 arba el. paštu info.lt@affecto.com , mūsų specialistai susisieks su Jumis ir atsakys į kilusius klausimus.